La firma elettronica sta suscitando grande interesse tra gli utenti privati, gli enti pubblici e le aziende e, come confermato da uno studio di AgID datato gli inizi del 2020, si tratta di un servizio in costante crescita, utilizzato da oltre 20 milioni di persone. Le ragioni di tanto successo? Parliamo di uno strumento particolarmente utile, essendo in grado di far risparmiare tempo e denaro a chi, per lavoro, propone, firma e archivia diversi documenti ogni anno. Il panorama delle firme elettroniche nel nostro Paese è piuttosto vario e, in base al contesto, è necessario conoscere e usare lo strumento più adeguato.
Firma elettronica: impossibile farne a meno ?
Con la firma elettronica è possibile sveltire la gestione e la digitalizzazione dei documenti aziendali. Il Regolamento eIDAS (UE) 910/2014 ha stabilito quanto segue: ognuno dei Paesi membri dell’UE è chiamato ad erogare servizi fiduciari, tra cui marche temporali, indirizzi di posta elettronica certificata (PEC) e firme, in accordo con i requisiti indicati e tesi a garantire ai vari documenti il medesimo valore giuridico di quelli cartacei. Pertanto, la firma elettronica si pone come un servizio flessibile e versatile, integrabile con una lunga serie di attività di business e recante il vantaggio di permettere di conservare qualsiasi documento in formato digitale, tutelandone l’immutabilità e la privacy.
La differenza tra le firme elettroniche disponibili in Italia
Come accennato in precedenza, non tutte le firme elettroniche hanno lo stesso valore, anche dal punto di vista legale. Diamo un’occhiata, quindi, alle differenze tra firma elettronica semplice e avanzata.
La firma elettronica semplice
La firma elettronica standard, o semplice, viene solitamente indicata con l’acronimo FES. Si tratta della tipologia base, nonché della più utilizzata in assoluto. Essendo più economica, però, risulta anche la più “debole”, nonostante le garanzie offerte dal servizio proposto d Yousign. La firma semplice funge da collegamento tra dati informatizzati e consente al redattore del documento di autenticarsi e di rendersi riconoscibile.
La firma elettronica avanzata
Come accennato poc’anzi, la Firma Elettronica Avanzata (FEA) è lo strumento ideale con il quale sveltire la gestione e la digitalizzazione dei documenti aziendali, facilitando la dematerializzazione dei contratti. Inoltre, è importante fare riferimento al risparmio economico concesso da questo particolare strumento. Con l’adozione della firma elettronica avanzata, le spese legate alla gestione di cartelle, faldoni, scaffali e archivi sono destinate a scomparire, così come lo è il tempo necessario per cercare ed archiviare i vari documenti. Vengono tagliati efficacemente anche i costi legati a fogli e inchiostro (toner). I cosiddetti costi “invisibili” possono raggiungere cifre particolarmente elevate (20 mila fogli equivalgono a circa 40 mila euro), mentre il necessario processo di dematerializzazione garantisce risparmi ingenti, oltre che standard di sicurezza e controllo dei processi più elevati. Rispetto alla FES, la firma elettronica avanzata soddisfa un maggior numero di esigenze, tra cui:
- l’identificazione del firmatario del documento ;
- la connessione univoca della firma al documento ;
- l’assenza di qualsiasi elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti ;
- la possibilità di verificare che il documento non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma ;
- il controllo del firmatario del sistema di generazione della firma, compresi i dati biometrici eventualmente usati per la generazione della firma.
Un esempio classico di FEA è la firma grafometrica su tablet, spesso impiegata presso gli uffici postali e gli istituti di credito.
Conclusioni
I vantaggi economici e organizzativi offerti dalla firma elettronica sono evidenti, sebbene sia necessaria la scelta del venditore idoneo, in grado di garantire tutti gli adempimenti tecnici e legali imposti dalla normativa vigente. Dal canto suo, l’azienda deve impiegare un metodo operativo improntato sul digitale.
